Abmahnung im Arbeitsrecht – muss der Arbeitgeber vor einer verhaltensbedingten Kündigung immer erst abmahnen?

Die „drei Abmahnungen“ sind ein hartnäckiger Mythos – im Gesetz steht dazu nichts. Die Antwort ergibt sich aus dem Prognoseprinzip, und wenn du das verstanden hast, kannst du praktisch jeden Fall lösen.

Eine Kündigung ist im deutschen Arbeitsrecht keine Strafe für die Vergangenheit, sondern eine zukunftsgerichtete Maßnahme. Der Arbeitgeber trennt sich, weil er für die Zukunft weitere Störungen erwartet. Daraus folgt die Prüfungsreihenfolge bei der verhaltensbedingten Kündigung nach § 1 Abs. 2 KSchG:

1. Pflichtverletzung – ein steuerbares, vertragswidriges Verhalten
2. Negative Prognose – es ist mit Wiederholung zu rechnen
3. Verhältnismäßigkeit – kein milderes Mittel verfügbar
4. Interessenabwägung im Einzelfall (Dauer der Beschäftigung, Alter, Unterhaltspflichten, Schwere)

Und genau an Punkt 2 und 3 hängt die Abmahnung: Sie ist das mildere Mittel, und sie erzeugt erst die negative Prognose. Wer trotz Abmahnung erneut dasselbe tut, zeigt damit, dass er sein Verhalten nicht ändern wird. Ohne Abmahnung fehlt dieser Nachweis – die Kündigung ist dann in aller Regel unwirksam.

Eine wirksame Abmahnung braucht drei Funktionen:

• Hinweisfunktion: Das konkrete Fehlverhalten wird genau bezeichnet (Datum, Ort, was genau).
• Rügefunktion: Es wird ausdrücklich als Vertragsverstoß beanstandet.
• Warnfunktion: Es wird angekündigt, dass im Wiederholungsfall der Bestand des Arbeitsverhältnisses gefährdet ist.

Fehlt die Warnfunktion, ist es nur eine Ermahnung – die reicht als Vorstufe zur Kündigung nicht. Formvorschrift gibt es keine, mündlich wäre wirksam; aus Beweisgründen wird trotzdem immer schriftlich abgemahnt.

Aus der Personalpraxis die Ausnahmen dazu, denn genau die werden in Prüfungen abgefragt. Die Abmahnung ist entbehrlich, wenn

• die Pflichtverletzung so schwer ist, dass der Arbeitnehmer von vornherein nicht mit einer Duldung rechnen konnte – klassisch der Vertrauensbereich: Diebstahl, Unterschlagung, Spesenbetrug, Arbeitszeitbetrug. Hier kommt sogar die außerordentliche Kündigung nach § 626 BGB in Betracht (Zwei-Wochen-Frist ab Kenntnis!).
• erkennbar ist, dass eine Verhaltensänderung nicht zu erwarten ist, etwa weil der Arbeitnehmer die Pflichtverletzung ankündigt oder ausdrücklich auf ihr beharrt.

Ganz wichtig für die Abgrenzung: Die Abmahnung passt nur bei verhaltensbedingten Gründen, also bei steuerbarem Verhalten. Bei personenbedingten Gründen – der Klassiker ist die krankheitsbedingte Kündigung – ist sie sinnlos, weil niemand sein Kranksein abstellen kann. Dort tritt an ihre Stelle das betriebliche Eingliederungsmanagement (§ 167 Abs. 2 SGB IX).

Zwei Praxispunkte, die häufig falsch gemacht werden:

• Keine Sammelabmahnung. Wer fünf Vorfälle in ein Schreiben packt und einer davon hält der Prüfung nicht stand, riskiert, dass die ganze Abmahnung aus der Personalakte entfernt werden muss.
• Einschlägigkeit. Eine Abmahnung wegen Unpünktlichkeit trägt keine Kündigung wegen schlechter Arbeitsqualität. Der Wiederholungsfall muss zum abgemahnten Verhalten passen.

Ergänzend noch die Sicht des Arbeitnehmers, weil das oft als Teilfrage drankommt:

• Eine Abmahnung hat kein gesetzliches Verfallsdatum. Die früher kursierende „nach zwei Jahren ist sie weg“-Regel gibt es so nicht. Mit zunehmendem Zeitablauf und beanstandungsfreier Führung verliert sie aber ihre Warnwirkung – wer nach sechs Jahren aus einer alten Abmahnung eine Kündigung ableiten will, kommt damit meist nicht durch.
• Gegen eine unrichtige Abmahnung gibt es einen Entfernungsanspruch aus §§ 242, 1004 BGB analog. Sie muss nicht sofort angegriffen werden – man kann ihre Wirksamkeit auch später im Kündigungsschutzprozess bestreiten. Wer sie ohne Anwalt nicht angreifen will, kann jederzeit eine Gegendarstellung zur Personalakte reichen (§ 83 Abs. 2 BetrVG).
• Und die Rahmenbedingung nicht vergessen: Der ganze Prüfungsaufbau von Anja gilt nur, wenn das Kündigungsschutzgesetz überhaupt anwendbar ist – Wartezeit von sechs Monaten (§ 1 Abs. 1 KSchG) und Betriebsgröße von in der Regel mehr als zehn Arbeitnehmern (§ 23 KSchG). Im Kleinbetrieb braucht eine ordentliche Kündigung keinen Grund im Sinne des KSchG, und dann spielt auch die Abmahnung keine Rolle. Die Drei-Wochen-Frist für die Kündigungsschutzklage nach § 4 KSchG gilt trotzdem immer.