Urlaubsanspruch berechnen – wie viele Tage stehen mir bei Teilzeit und Einstieg mitten im Jahr zu?

Kann ich dir aufdröseln, das ist eine der häufigsten Fragen bei uns im Personalbereich 🙂 Zwei Schritte, und beide sind reine Dreisatzlogik.

1. Teilzeit – es zählen die Wochenarbeitstage, nicht die Stunden. Der gesetzliche Mindesturlaub sind nach § 3 BUrlG 24 Werktage bei einer Sechs-Tage-Woche – umgerechnet auf die übliche Fünf-Tage-Woche also 20 Arbeitstage. Wer weniger Tage pro Woche arbeitet, bekommt anteilig weniger Urlaubstage, weil ein Urlaubstag bei ihm auch weniger Arbeitszeit abdeckt. Die Formel:

• Urlaubstage neu = Urlaubstage bei Fünf-Tage-Woche mal (eigene Wochenarbeitstage geteilt durch 5)
• Dein Fall: 30 mal 4/5 = 24 Tage.

Wichtig zur Abgrenzung: Wer die reduzierte Stundenzahl auf fünf Tage verteilt (zum Beispiel jeden Tag vier Stunden), behält die vollen 30 Tage. Eine Kürzung allein wegen der geringeren Stundenzahl wäre eine Benachteiligung von Teilzeitkräften und damit unzulässig.

2. Einstieg mitten im Jahr – Zwölftelung. Den vollen Jahresanspruch gibt es erstmals nach sechs Monaten Betriebszugehörigkeit (Wartezeit, § 4 BUrlG). Für das Eintrittsjahr bekommst du ein Zwölftel pro vollem Beschäftigungsmonat (§ 5 BUrlG). Bei Start am 1. Juli sind das sechs Monate:

• 24 Tage mal 6/12 = 12 Tage für dieses Jahr.

Zur Rundung: § 5 Abs. 2 BUrlG sagt, dass Bruchteile von mindestens einem halben Tag aufgerundet werden – das gilt allerdings nur für den gesetzlichen Anspruch. Für den vertraglichen Mehrurlaub darf der Arbeitgeber eine eigene Regelung treffen. Schau also einmal in deinen Vertrag, ob dort etwas zur Rundung steht.

Meikes Rechnung passt. Ich ergänze den Teil, der später erfahrungsgemäß für Ärger sorgt – nämlich was am Jahresende mit nicht genommenem Urlaub passiert:

• Grundregel: Der Urlaub ist an das Kalenderjahr gebunden (§ 7 Abs. 3 BUrlG). Eine Übertragung ins Folgejahr setzt dringende betriebliche oder persönliche Gründe voraus; dann muss er bis zum 31. März genommen werden.
• Die wichtige Einschränkung: Nach der Rechtsprechung von EuGH und BAG verfällt Urlaub nur dann, wenn der Arbeitgeber seiner Mitwirkungsobliegenheit nachgekommen ist – er muss also konkret aufgefordert haben, den Urlaub zu nehmen, und klar auf den drohenden Verfall hingewiesen haben. Fehlt dieser Hinweis, verfällt der Anspruch nicht und verjährt auch nicht einfach mit Ablauf des Jahres.
• Bei Langzeiterkrankung gilt eine Sonderfrist: Der Anspruch erlischt 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres, also am 31. März des übernächsten Jahres.
• Auszahlen darf man Urlaub grundsätzlich nicht – eine finanzielle Abgeltung ist nur bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses vorgesehen (§ 7 Abs. 4 BUrlG).

Und ein Punkt, der zu deinem Wechsel passt: Wenn sich die Zahl der Wochenarbeitstage während des Jahres ändert, darf bereits erworbener Urlaub nicht nachträglich heruntergerechnet werden. Man rechnet dann abschnittsweise – für die Zeit vor der Änderung nach dem alten Modell, danach nach dem neuen.

Bewahr dir außerdem die Bescheinigung deines alten Arbeitgebers auf: Dort steht, wie viele Urlaubstage du dort im laufenden Jahr schon genommen hattest. Für die Zwölftelung ist das die Gegenprobe, damit du für dasselbe Jahr weder doppelt noch zu wenig bekommst.

Aus der HR-Praxis noch drei Punkte, die im Alltag häufiger streitig sind als die Berechnung selbst.

Unterjähriger Wechsel der Arbeitstage. Genau wie oben beschrieben rechnen wir abschnittsweise: Der bis zum Wechsel erworbene Urlaub bleibt bestehen und wird nicht rückwirkend umgerechnet. Wer im ersten Halbjahr an fünf Tagen die Woche gearbeitet hat und dann auf drei Tage reduziert, verliert dadurch keine bereits entstandenen Ansprüche – das ist gefestigte Rechtsprechung und in vielen Systemen trotzdem falsch hinterlegt. Bei einem alten Urlaubskonto lohnt sich also der Blick, wie der Bestand zustande gekommen ist.

Die Mitwirkungsobliegenheit muss dokumentiert sein. Der oben genannte Punkt ist für Arbeitgeber der praktisch wichtigste: Ohne konkrete Aufforderung, den Urlaub zu nehmen, und ohne Hinweis auf den drohenden Verfall verfällt der Anspruch nicht. Wir versenden das deshalb einmal jährlich schriftlich mit individuellem Restsaldo und legen es zur Personalakte. Eine allgemeine Rundmail „bitte Urlaub einreichen“ genügt dafür nicht.

Krankheit im Urlaub. Wer während des Urlaubs erkrankt und das ärztlich nachweist, bekommt diese Tage nach § 9 BUrlG gutgeschrieben – sie zählen nicht als Urlaub. Wichtig ist die Bescheinigung ab dem ersten Tag; die Tage werden allerdings nicht automatisch hinten angehängt, der Urlaub muss neu beantragt werden.

Und beim Austritt: Der Anspruch wird nach denselben Zwölfteln berechnet; zu viel genommener Urlaub darf aber grundsätzlich nicht vom letzten Gehalt abgezogen werden, solange keine wirksame Rückzahlungsvereinbarung besteht.