Nebenkostenabrechnung kam erst nach 14 Monaten – muss ich die noch zahlen? Und wann bekomme ich meine Kaution zurück?

Da sind gleich mehrere Punkte drin, bei denen das Gesetz recht klar ist. Vorab der übliche Hinweis: Das ist eine allgemeine Einordnung und keine Rechtsberatung im Einzelfall – für die konkrete Abrechnung ist ein Mieterverein die günstigste sinnvolle Adresse.

1. Abrechnungsfrist (§ 556 Abs. 3 BGB). Der Vermieter muss spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums abrechnen. Bei einem Kalenderjahr als Zeitraum ist also der 31.12. des Folgejahres der Stichtag; entscheidend ist der Zugang bei euch, nicht das Datum auf dem Schreiben. Ist die Frist abgelaufen, sind Nachforderungen ausgeschlossen – es sei denn, der Vermieter hat die Verspätung nicht zu vertreten (klassisches Beispiel: die Gemeinde hat den Grundsteuerbescheid selbst zu spät geschickt; „keine Zeit“ oder „Hausverwaltung überlastet“ genügt nicht). Wichtig für die Gegenrichtung: Ein Guthaben muss er trotz Fristablauf auszahlen. Die Frist wirkt nur zu seinen Lasten.

2. Umlagefähigkeit. Zwei Bedingungen müssen zusammenkommen: Die Kosten müssen im Mietvertrag als umlagefähig vereinbart sein und zu den Betriebskosten nach § 2 der Betriebskostenverordnung gehören. Dazu zählen unter anderem Grundsteuer, Wasser und Abwasser, Heizung und Warmwasser, Aufzug, Straßenreinigung und Müllabfuhr, Gebäudereinigung, Gartenpflege, Beleuchtung, Schornsteinreinigung, Sach- und Haftpflichtversicherung, Hauswart und Gemeinschaftsantenne. Nicht umlagefähig sind dagegen ausdrücklich:

• Instandhaltung und Instandsetzung, also Reparaturen – eure „Reparatur Heizungsanlage“ gehört damit nicht in die Abrechnung. Umlagefähig ist nur die regelmäßige Wartung, nicht das Beheben eines Defekts.
• Verwaltungskosten jeder Art, also auch eine „Verwaltungspauschale“.
• Kontoführungs- und Bankgebühren, Mahnkosten, Rücklagen, Kosten für Leerstand.

3. Heizkosten. Hier gilt die Heizkostenverordnung, und die ist zwingend: Bei zentraler Versorgung müssen mindestens 50 %, höchstens 70 % nach erfasstem Verbrauch abgerechnet werden, der Rest nach Fläche. Eine reine Flächenumlage trotz vorhandener Zähler ist damit fehlerhaft. Rechtsfolge: Ihr könnt euren Anteil an den Heizkosten um 15 % kürzen (§ 12 HeizkostenV).

4. Prüf- und Einwendungsrechte. Ihr dürft Belegeinsicht verlangen – das umfasst die Originalrechnungen, nicht nur eine Aufstellung. Bis dahin könnt ihr die Zahlung der Nachforderung zurückhalten. Für eure eigenen Einwendungen gilt ebenfalls eine Frist: zwölf Monate ab Zugang der Abrechnung, danach sind Einwendungen grundsätzlich ausgeschlossen. Also nicht liegenlassen.

5. Kaution (§ 551 BGB). Zulässig sind höchstens drei Nettokaltmieten, zahlbar in drei Raten. Der Vermieter muss die Kaution getrennt von seinem Vermögen und verzinslich anlegen; die Zinsen stehen der Mieterin zu. Eine gesetzliche Rückzahlungsfrist gibt es nicht – anerkannt ist eine angemessene Überlegungsfrist, die in der Rechtsprechung meist im Bereich von drei bis sechs Monaten liegt. Er darf allerdings einen angemessenen Teilbetrag für eine noch ausstehende Nebenkostenabrechnung zurückbehalten, nicht die gesamte Summe. Nach über einem Jahr ohne jede Teilauszahlung sollte eure Mitbewohnerin schriftlich mit Frist auffordern.

6. WG-Konstellation. Entscheidend ist, wer im Mietvertrag steht. Sind alle Mitmieter, haftet ihr als Gesamtschuldner (§ 421 BGB): Der Vermieter kann sich aussuchen, wen er in Anspruch nimmt, intern wird dann untereinander ausgeglichen. Gibt es dagegen einen Hauptmieter mit Untermietverhältnissen, ist nur dieser Vertragspartner des Vermieters – dann laufen Abrechnung und Kaution der Untermieter allein über ihn.

Als Ergänzung das praktische Vorgehen – ich hatte fast denselben Fall und habe daraus eine kleine Reihenfolge mitgenommen, die gut funktioniert:

1. Datum des Zugangs festhalten (Briefumschlag aufheben, Foto machen). Das ist der Anker für beide Fristen: seine Abrechnungsfrist und eure Einwendungsfrist.
2. Formal prüfen, bevor du rechnest. Vier Punkte: Ist der Abrechnungszeitraum korrekt und höchstens zwölf Monate lang? Sind die Gesamtkosten je Position ausgewiesen? Ist der Umlageschlüssel angegeben und nachvollziehbar? Sind eure geleisteten Vorauszahlungen vollständig abgezogen? Fehlt eines davon, ist die Abrechnung formell angreifbar.
3. Positionen streichen, die nicht hineingehören – bei euch offensichtlich Reparatur, Verwaltung und Kontoführung – und die Heizkostenkürzung ansetzen. Dann steht plötzlich eine ganz andere Zahl unter dem Strich.
4. Belegeinsicht schriftlich verlangen, mit Frist (zwei Wochen sind üblich) und der Bitte um einen Termin oder um Kopien. Ein sachlicher Brief, kein Rundumschlag: Benennt eure Punkte einzeln mit Bezug auf die jeweilige Position.
5. Falls ihr zahlt, dann unter Vorbehalt und mit entsprechendem Verwendungszweck. Damit vermeidet ihr, dass die Zahlung als Anerkenntnis gewertet wird, und bleibt handlungsfähig.
6. Beratung holen. Ein Mieterverein kostet im Jahr etwa so viel wie zwei Kinobesuche und prüft die Abrechnung im Mitgliedsbeitrag mit. Bei 620 € Nachzahlung rechnet sich das sofort. Für die Rechtsschutzversicherung gilt: Mietrechtsschutz ist oft nicht automatisch dabei – vorher in die Police schauen.

Für die Kaution eurer ehemaligen Mitbewohnerin: schriftliche Aufforderung mit konkreter Zahlungsfrist, Verweis auf die inzwischen vorliegende Abrechnung und Hinweis, dass allenfalls ein angemessener Teilbetrag einbehalten werden darf. In den meisten Fällen kommt das Geld nach so einem Schreiben.

Und fürs nächste Mal, weil es später immer genau daran hängt: beim Ein- und Auszug Übergabeprotokoll mit Zählerständen und Fotos machen, von beiden Seiten unterschrieben. Das erspart die halbe Diskussion, bevor sie entsteht.