Löhne und Gehälter buchen – wie verbuche ich Brutto, SV und Lohnsteuer richtig?

Das Durcheinander kommt fast immer daher, dass man Brutto und Auszahlung verwechselt. Sortier es dir über drei Empfänger des Bruttolohns:

1. Netto → an den Arbeitnehmer (Bank).
2. Lohn-/Kirchensteuer + Soli → ans Finanzamt.
3. Arbeitnehmer-Anteil Sozialversicherung → an die Krankenkasse (Einzugsstelle).

Der Aufwand ist das volle Brutto (Konto „Löhne und Gehälter“). Die Abzüge sind aus Sicht des Betriebs nur durchlaufende Verbindlichkeiten – du behältst sie ein und führst sie später ab. Grundbuchung:

• Löhne/Gehälter (Aufwand) an Verbindlichkeiten FA, Verbindlichkeiten SV, Bank (Netto).

Genau, und jetzt der Teil, der oft vergessen wird: die Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung. Die zieht der Betrieb dem Mitarbeiter nicht ab, sondern trägt sie zusätzlich selbst.

• Sie sind zusätzlicher Personalaufwand (Konto „Gesetzliche Sozialaufwendungen / Arbeitgeberanteil“).
• Buchung: Soziale Abgaben (Aufwand) an Verbindlichkeiten SV.

An die Krankenkasse geht am Ende also AN-Anteil + AG-Anteil zusammen. Deshalb ist der „echte“ Personalaufwand für den Betrieb das Brutto plus die rund 20 % Arbeitgeberanteil – ein Punkt, der in Kostenrechnungs-Aufgaben gern geprüft wird.

Den beiden ist nichts hinzuzufügen, nur eine Eselsbrücke aus der Praxis fürs Klausur-Schema: Trenn sauber die zwei Zeitpunkte.

1. Lohnabrechnung (Monatsende): Aufwand entsteht, Verbindlichkeiten gegenüber FA/SV werden gebildet, Netto fließt an den Mitarbeiter.
2. Zahlung der Abzüge (Folgemonat): Die Verbindlichkeiten gegenüber Finanzamt und Krankenkasse werden per Bank ausgeglichen – das ist dann reiner Aktiv-Passiv-Tausch, kein neuer Aufwand.

Wenn du diese zwei Schritte nie vermischst, kann bei der Lohnbuchung eigentlich nichts mehr schiefgehen. 👍

Ein Punkt, der oft untergeht: Vergiss den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung nicht. Der taucht nicht im Bruttolohn auf, ist aber zusätzlicher Aufwand für das Unternehmen.

Du buchst also neben „Löhne und Gehälter“ noch Gesetzliche Sozialaufwendungen (Arbeitgeberanteil) an „Verbindlichkeiten gegenüber Sozialversicherungsträgern“. Erst Arbeitnehmer- und Arbeitgeberanteil zusammen wandern dann als eine Zahlung an die Krankenkasse (Einzugsstelle). Wenn man das trennt, wird die ganze Lohnbuchung viel logischer.