Löhne und Gehälter buchen – warum ist der Personalaufwand höher als das, was tatsächlich überwiesen wird?

Der fehlende Grundgedanke ist tatsächlich nur einer, und danach fällt der Rest von selbst: Aufwand ist das Bruttoentgelt – nicht die Auszahlung. Lohnsteuer und der Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung gehören wirtschaftlich dem Mitarbeiter, der Betrieb ist dafür nur Zahlstelle. Er behält sie ein und führt sie weiter. Deshalb sind sie kein eigener Aufwand, sondern eine Verbindlichkeit, bis sie abgeführt sind.

Damit zerfällt die Sache in drei saubere Schritte:

1. Entgeltaufwand: „Löhne und Gehälter“ (Bruttoentgelt) an „Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt“ bzw. direkt aufgeteilt an Bank (Netto), „Verbindlichkeiten gegenüber dem Finanzamt“ (Lohnsteuer, Soli, ggf. Kirchensteuer) und „Verbindlichkeiten gegenüber Sozialversicherungsträgern“ (Arbeitnehmeranteil).
2. Arbeitgeberanteil: „Gesetzliche soziale Aufwendungen“ an „Verbindlichkeiten gegenüber Sozialversicherungsträgern“. Das ist der zweite Aufwand, nach dem du fragst – er steht in der Abrechnung des Mitarbeiters nicht als Abzug, weil er ihn nie bekommt.
3. Zahlung: Die Verbindlichkeiten an Bank. Das ist reiner Zahlungsvorgang, kein Aufwand mehr.

Mit deinen Zahlen ungefähr: Brutto 3.000 €, davon Lohnsteuer + Soli rund 400 €, Arbeitnehmeranteil SV rund 615 € (grob 20,5 %) → Auszahlung ca. 1.985 €. Der Arbeitgeber legt seinen Anteil von noch einmal rund 615 € obendrauf. Aufwand = 3.615 €, Auszahlung = 1.985 €. Die Differenz ist keine Ersparnis, sondern schlicht noch nicht abgeflossenes Geld plus der Arbeitgeberanteil.

Merksatz für die Klausur: Bruttoentgelt + Arbeitgeberanteile = Arbeitgeberbrutto = Personalaufwand. Wenn du in einer Aufgabe den Nettobetrag im Aufwand stehen hast, ist immer etwas falsch.

Aus der Abrechnungspraxis noch der Teil, der in den Heften meist fehlt – nämlich wann das Geld fließt. Denn genau daher kommt der Verbindlichkeitsposten am Monatsende:

• Die Sozialversicherungsbeiträge sind bereits am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig, in dem die Beschäftigung stattfindet – also oft bevor die endgültige Abrechnung steht. Deshalb wird geschätzt und im Folgemonat korrigiert.
• Die Lohnsteuer-Anmeldung läuft dagegen bis zum 10. des Folgemonats (bei monatlichem Anmeldungszeitraum). Zwei verschiedene Empfänger, zwei verschiedene Fristen – deshalb stehen zum Stichtag praktisch immer offene Posten in der Bilanz.

Zwei Dinge, die zusätzlich Aufwand erzeugen und gern übersehen werden:

1. Umlagen und Beiträge außerhalb der klassischen SV: U1 (Entgeltfortzahlung bei Krankheit), U2 (Mutterschaft), die Insolvenzgeldumlage und die Beiträge zur Berufsgenossenschaft trägt der Arbeitgeber allein. Die tauchen in keiner Lohnabrechnung des Mitarbeiters auf, sind aber echter Personalaufwand.
2. Periodengerechte Abgrenzung: Urlaubsansprüche, Überstundenguthaben und anteiliges Weihnachtsgeld gehören in das Jahr, in dem sie verdient wurden – dafür bildet man Rückstellungen. Sonst wandert Aufwand in die falsche Periode.

Und eine typische Fehlerquelle bei Sachbezügen (Jobticket, Dienstwagen, Gutschein): Der geldwerte Vorteil erhöht das Brutto für die Steuer- und Beitragsberechnung und wird anschließend vom Netto wieder abgezogen. Der Aufwand ist trotzdem die Sache selbst – also die Rechnung für das Ticket bzw. die Fahrzeugkosten. Wer beides bucht, hat den Aufwand doppelt drin.

Ergänzend die Controlling-Brille, weil das in Klausuren gern als Zusatzfrage kommt: Personalaufwand (GuV) und Personalkosten (Kosten- und Leistungsrechnung) sind nicht dasselbe.

In der Kalkulation rechne ich mit allem, was eine Arbeitsstunde tatsächlich kostet: Arbeitgeberbrutto, Umlagen, Berufsgenossenschaft, freiwillige Leistungen wie Zuschüsse zur betrieblichen Altersvorsorge, Weiterbildung, Arbeitsplatzkosten. Bei Einzelunternehmen und Personengesellschaften kommt der kalkulatorische Unternehmerlohn dazu – ein Kostenposten, dem überhaupt kein Aufwand gegenübersteht, weil der Inhaber sich kein Gehalt zahlt, sondern entnimmt.

Für die Praxis arbeitet man deshalb mit einem Personalkostenfaktor: Man multipliziert das Bruttoentgelt mit rund 1,2 bis 1,3, um auf die Vollkosten zu kommen. Das ist eine Faustzahl und keine Konstante – die Spanne hängt von der Branche ab (Berufsgenossenschaftsbeiträge unterscheiden sich erheblich) und von den freiwilligen Leistungen. Wer den Faktor ungeprüft aus einer Vorlage übernimmt, kalkuliert Stundensätze systematisch zu niedrig.

Für die Prüfung würde ich mir die Dreiteilung merken, damit man Fragen sauber zuordnen kann:

• Auszahlung = was das Bankkonto verlässt (Zahlungsstrom)
• Aufwand = was die GuV belastet (externes Rechnungswesen)
• Kosten = was der Leistungserstellung zugerechnet wird (internes Rechnungswesen)

Deine Ausgangsfrage war im Grunde genau diese Verwechslung – und die kommt fast jedem einmal unter 🙂