Forderungsausfall buchen – direkte oder indirekte Abschreibung, was ist der Unterschied?

Hi Sara, das ist einer der Klassiker, bei dem viele durcheinanderkommen, weil beide Methoden irgendwie auf das gleiche Ergebnis beim Erfolgskonto hinauslaufen, aber bilanziell eben nicht gleich sind.

Der Kernunterschied liegt tatsächlich in der Bilanzwirkung, nicht im Aufwand an sich:

• Einzelwertberichtigung (indirekt): Die Forderung selbst bleibt brutto in der Bilanz stehen, du bildest nur ein Wertberichtigungskonto (passivisches Korrekturkonto) gegen "Sonstige betriebliche Aufwendungen". Das nutzt man, wenn die Forderung zweifelhaft ist, also noch Restunsicherheit besteht, ob und in welcher Höhe sie ausfällt. Buchungssatz z. B.: Sonstige betriebliche Aufwendungen an EWB.
• Direkte Abschreibung: Hier ist der Ausfall endgültig und der Höhe nach feststehend (Insolvenz, Forderung real uneinbringlich). Dann buchst du die Forderung komplett aus der Bilanz raus: Forderungsverluste (netto) und Umsatzsteuer (du musst die USt ja korrigieren, da keine Leistung mehr "bezahlt" wird) an Forderungen aus L+L (brutto).

In deinem Fall mit "endgültigem Ausfall durch Insolvenz" reicht die direkte Methode, sofern vorher keine EWB gebildet wurde. War schon eine EWB gebildet, musst du erst die EWB auflösen und den Rest direkt abschreiben, sonst hast du den Aufwand doppelt oder die Bilanz stimmt nicht mehr.

Zum Steuerrecht: Grundsätzlich gilt das Gleiche, aber das Finanzamt schaut bei der direkten Abschreibung schon genau hin, ob der Ausfall wirklich zweifelsfrei und nachweisbar ist (z. B. Insolvenztabelle, Quote). Reine Zahlungsschwierigkeiten reichen meist nicht für die direkte Methode.

Andi hat das schon super erklärt, ich ergänz mal mit den Zahlen aus Saras Beispiel, damit es greifbarer wird 🙂

Angenommen die 1.190 € brutto (= 1.000 € netto + 190 € USt bei 19%) sind noch komplett offen und es war vorher keine EWB gebildet:

Direkte Abschreibung (endgültiger Ausfall, dein Fall):

• Forderungsverluste 1.000 € an Forderungen aus L+L 1.190 €
• Umsatzsteuer 190 € an Forderungen aus L+L (läuft meist in einem Buchungssatz zusammen, aber gedanklich sind das zwei Positionen)

Die Forderung ist damit komplett aus der Bilanz raus, der Aufwand (1.000 €) landet in der GuV, die USt wird korrigiert, weil ans Finanzamt ja keine Zahlung mehr reinkommt.

Indirekte Methode (EWB, wenn nur zweifelhaft):

• Erst mal nur: Sonstige betriebliche Aufwendungen 1.000 € an Einzelwertberichtigung 1.000 € (die USt bleibt hier zunächst unangetastet, weil ja noch nicht sicher ist, ob/wie viel ausfällt)
• Stellt sich der Ausfall später als endgültig heraus, buchst du: EWB 1.000 € + Umsatzsteuer 190 € an Forderungen 1.190 €

Merksatz, den ich mir gemerkt hab: Solange "vielleicht" dabei ist → EWB. Sobald "nie mehr" feststeht → direkt und komplett brutto ausbuchen, inkl. USt-Korrektur. Typischer Klausurfehler ist übrigens, die USt bei der direkten Abschreibung zu vergessen oder sie bei der EWB-Bildung schon rauszurechnen – das ist falsch, die USt-Berichtigung erfolgt immer erst beim endgültigen Ausfall, nicht schon bei der bloßen Verdachtsbildung.

Was in dem Thread bisher noch gar nicht vorkam: die pauschale Wertberichtigung (PWB), und die wird in Klausuren gerne als dritte Variante mit reingemischt, um zu testen, ob man den Unterschied zur EWB wirklich verstanden hat.

Merkmal, an dem man in der Aufgabenstellung erkennt, dass PWB gefragt ist: Es geht nicht um eine konkrete, namentlich benannte Forderung mit individuellem Ausfallrisiko (wie bei Sara den insolventen Kunden), sondern um den gesamten Forderungsbestand bzw. einen Teil davon, für den man aus Erfahrungswerten der Vergangenheit ein allgemeines Ausfallrisiko schätzt. Typische Signalwörter in der Aufgabe sind dann sowas wie "für den Restbestand der Forderungen wird ein allgemeines Ausfallrisiko von x % angesetzt" oder "aufgrund von Erfahrungswerten der letzten Jahre".

Buchungstechnisch läuft die PWB wie die EWB über ein Wertberichtigungskonto gegen Aufwand, der Unterschied ist nur die Bemessungsgrundlage:

• EWB: konkrete Einzelforderung, individuell geprüft
• PWB: pauschaler Prozentsatz auf den restlichen, nicht einzelwertberichtigten Forderungsbestand (meist netto, da die EWB-pflichtigen Forderungen ja schon raus sind)

In Klausuren kommt oft eine Kombiaufgabe: erst eine konkrete Forderung EWB-mäßig behandeln (oder direkt ausbuchen, wie in Saras Fall), und danach auf den verbleibenden Bestand noch eine PWB in Höhe von z. B. 2 % rechnen. Wichtig ist, dass man bei der PWB-Berechnung die schon einzelwertberichtigten bzw. ausgebuchten Forderungen rausrechnet, sonst hat man das Risiko doppelt erfasst - das ist glaube ich der häufigste Fehler dabei.