Soll- und Haben-Buchungen bei Privatentnahmen – wie verbuche ich das richtig?

Hallo Ole, der Knackpunkt ist: Aufwand ist immer etwas, das betrieblich veranlasst ist und den Gewinn mindert, weil es dem Betriebszweck dient (Büromaterial, Miete, etc.). Die Privatentnahme hat aber nichts mit dem Betriebszweck zu tun, sondern der Inhaber entnimmt einfach Vermögen, das ihm ohnehin gehört (bei Einzelunternehmen/Personengesellschaften ist der Inhaber ja wirtschaftlich Eigentümer des EK).

Deshalb bucht man das nicht erfolgswirksam über ein Aufwandskonto, sondern über das Konto "Privat" (manchmal auch "Eigenkapital" direkt, je nach Kontenrahmen), das am Jahresende gegen das Eigenkapitalkonto abgeschlossen wird. Dein Buchungssatz Privat an Kasse ist schon richtig.

Der Effekt: Das Eigenkapital sinkt zwar in der Bilanz, aber die GuV bleibt davon unberührt – es gibt keinen Aufwand, also auch keine Gewinnminderung durch die Entnahme selbst. Das ist der Unterschied zwischen erfolgswirksam (GuV-relevant) und erfolgsneutral (nur Bilanzkonten betroffen, genauer: nur EK-Konten).

Merksatz, den ich mir eingeprägt habe: Entnahmen und Einlagen sind Kapitalbewegungen, keine Geschäftsvorfälle mit Erfolgscharakter. Typischer Fehlerquelle in Klausuren: Leute verwechseln das gern mit "Lohn/Gehalt für Inhaber" – aber ein Einzelunternehmer bekommt kein Gehalt, sondern eben nur Entnahmen.

Janina hat das schon sauber erklärt, ich geb noch ein praktisches Beispiel dazu, weil mir das damals in der Ausbildung auch erst mit nem Vergleich klick gemacht hat.

Stell dir vor, der Chef kauft Druckerpapier für 50 Euro bar: Bürobedarf an Kasse 50 €. Das ist Aufwand, weil das Papier dem Betrieb dient – es mindert den Gewinn und landet in der GuV.

Jetzt nimmt sich derselbe Chef 50 Euro aus der Kasse, um sich privat ne Pizza zu bestellen: Privat an Kasse 50 €. Gleicher Betrag, gleiches Konto auf der Haben-Seite (Kasse), aber komplett anderer Charakter. Die Pizza hat mit dem Geschäft nix zu tun, deshalb darf das nicht gewinnmindernd über Aufwand laufen.

Der Trick dabei: Das Privatkonto ist eigentlich nur ein "Spiegelkonto" zum Eigenkapital, damit du während des Jahres nachvollziehen kannst, wie viel entnommen bzw. eingelegt wurde. Am Jahresende wird's dann sauber gegen Eigenkapital abgeschlossen:

• Entnahmen: Privat an Eigenkapital (mindert EK)
• Einlagen: Eigenkapital an Privat (erhöht EK)

Typischer Klausurfehler, den ich oft sehe: Leute buchen Entnahmen fälschlicherweise auf ein x-beliebiges Aufwandskonto, weil "ja Geld raus ist". Aber denkt immer an die Frage: Dient das dem Betrieb oder dem Privatleben? Nur Ersteres ist Aufwand. 😉

Ole, Janina und Andi haben das schon richtig auf den Punkt gebracht. Ich erg��nze noch was aus der Praxis, weil Privatentnahmen nicht immer nur Bargeld sind – das wird in Klausuren gern übersehen.

Es gibt nämlich drei Arten von Entnahmen:

• Bargeldentnahme – euer Beispiel, einfach Privat an Kasse.
• Sachentnahme – der Chef nimmt sich Ware aus dem Lager für private Zwecke, z. B. ein Elektronikhändler nimmt sich einen Laptop mit nach Hause. Hier bucht man nicht nur zum Einkaufspreis, sondern bei umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen muss zusätzlich Umsatzsteuer berücksichtigt werden (§ 3 Abs. 1b UStG – unentgeltliche Wertabgabe). Buchungssatz dann z. B.: Privat an Wareneinsatz/Bestand und Privat an Umsatzsteuer.
• Nutzungsentnahme – klassisch die private Nutzung des Firmenwagens, die man über die 1%-Regelung oder Fahrtenbuch bewertet und ebenfalls über Privat bucht.

Kleines Rechenbeispiel zur Sachentnahme: Wareneinstandspreis 200 €, Umsatzsteuer 19% = 38 €. Buchungssatz: Privat 238 € an Wareneinsatz 200 € und an Umsatzsteuer 38 €. So wird sichergestellt, dass der Staat seine Umsatzsteuer bekommt, auch wenn die Ware nie "verkauft" wurde.

Merksatz aus meiner Ausbildung: Jede Entnahme, die eigentlich umsatzsteuerpflichtig wäre, wenn sie verkauft würde, löst beim privaten Gebrauch ebenfalls Umsatzsteuer aus. Das wird in Klausuren gerne vergessen, weil man nur an die reine EK-Minderung denkt.