Doppelte Haushaltsführung: unter der Woche Frankfurt, Familie in Karlsruhe – was kann ich absetzen?

Dein Kollege hat recht, das ist einer der wenigen Posten, bei denen wirklich vierstellige Beträge zusammenkommen. Rechtsgrundlage ist § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 EStG. Zuerst die beiden Voraussetzungen, die das Finanzamt prüft:

• Eigener Hausstand am Lebensmittelpunkt: eine Wohnung, die du aus eigenem Recht nutzt, und an deren Kosten der Lebensführung du dich mit mehr als 10 Prozent beteiligst. Bei dir mit Familie und gemeinsamer Miete unproblematisch. Bei Ledigen, die ein Zimmer im Elternhaus behalten, ist genau das die Stolperstelle.
• Zweitwohnung am Ort der ersten Tätigkeitsstätte, und der Lebensmittelpunkt darf nicht dort liegen. Bei dir ebenfalls klar – Lebensmittelpunkt ist Karlsruhe, das belegst du über Familie, Meldung und die Heimfahrten.

Absetzbar ist dann:

• Unterkunftskosten der Zweitwohnung: tatsächliche Kosten, höchstens 1.000 Euro pro Monat. In diese Grenze fallen Miete, Nebenkosten, Stellplatz, Rundfunkbeitrag und eine etwaige Zweitwohnungsteuer. Einrichtung und Hausrat zählen nach der Rechtsprechung des BFH nicht in die 1.000 Euro, die kommen zusätzlich obendrauf – Bett, Schreibtisch, Küche also unbedingt belegen und getrennt aufschreiben.
• Eine Familienheimfahrt pro Woche mit der Entfernungspauschale, also einfache Entfernung, aktuell 0,30 Euro für die ersten 20 Kilometer und 0,38 Euro ab dem 21. Kilometer (die Werte wurden in den letzten Jahren mehrfach geändert – im Zweifel den Wert des jeweiligen Veranlagungsjahres nehmen). Nicht pro gefahrenem Kilometer und nicht hin und zurück: das ist der häufigste Fehler.
• Verpflegungspauschalen für die ersten drei Monate nach Bezug der Zweitwohnung: 28 Euro pro vollem Tag, 14 Euro am An- und Abreisetag. Danach ist Schluss, das ist keine Dauerposition.
• Umzugskosten für den Bezug und später die Aufgabe der Zweitwohnung.

Karlsruhe–Frankfurt sind rund 130 Kilometer, das sind pro Heimfahrt etwa 48 Euro und bei gut 40 Wochen rund 2.000 Euro allein an Fahrten, dazu die Apartmentmiete. Wichtig noch: Fährst du öfter heim, sind die zusätzlichen Fahrten nicht extra absetzbar. Du hast dann nur das Wahlrecht, stattdessen für alle Fahrten die Entfernungspauschale anzusetzen, dafür aber ohne Unterkunftskosten. Rechne beide Varianten einmal durch – das Finanzamt nimmt nicht von selbst die günstigere.

Aus der Personalabteilung noch der Blick von der anderen Seite, weil das oft doppelt gerechnet wird: Dein Arbeitgeber darf dir dieselben Kosten steuerfrei erstatten – Unterkunft bis zur Grenze, Verpflegungspauschalen für die ersten drei Monate, Familienheimfahrten. Alles, was du erstattet bekommst, kannst du nicht zusätzlich als Werbungskosten ansetzen. Schau also erst in Arbeitsvertrag und Abrechnung: Bei Neueinstellungen mit Standortwechsel ist so ein Mobilitätsbudget gar nicht selten, manchmal versteckt im Umzugspaket.

Und für die Erklärung selbst – das gebe ich unseren Leuten immer mit, weil sich Belege nachträglich schlecht herbeizaubern lassen:

• Mietverträge und Meldebestätigungen für beide Wohnungen, Hauptwohnung als Hauptwohnsitz gemeldet,
• Nachweis der finanziellen Beteiligung am Hauptwohnsitz (Dauerauftrag, Kontoauszüge). Bei getrennten Konten ist das der häufigste Ablehnungsgrund – lieber einen sichtbaren Dauerauftrag einrichten als am Jahresende argumentieren,
• eine schlichte Aufstellung der Heimfahrten mit Datum und Kilometern, dazu Tankbelege oder Bahntickets,
• die Rechnungen der Einrichtung, getrennt von der Miete abgelegt.

Ein Hinweis zur Abgrenzung: Wärst du nur befristet für ein Projekt in Frankfurt und bliebe Karlsruhe deine erste Tätigkeitsstätte, läge eher eine Auswärtstätigkeit vor – andere Regeln, ähnlich lukrativ. Bei unbefristetem Vertrag mit festem Standort Frankfurt ist die doppelte Haushaltsführung der richtige Weg.

Ein Tipp, der bei doppelter Haushaltsführung richtig was bringt: Du musst nicht bis zur Steuererklärung im nächsten Jahr warten. Über den Antrag auf Lohnsteuer-Ermäßigung beim Finanzamt kannst du dir die erwarteten Kosten als Freibetrag eintragen lassen. Dann zieht der Arbeitgeber jeden Monat weniger Lohnsteuer ab und du hast das Geld sofort und nicht erst 15 Monate später.

• Die Werbungskosten zählen dafür erst, soweit sie über dem Arbeitnehmer-Pauschbetrag liegen, und insgesamt muss eine Mindestgrenze überschritten werden. Bei Miete plus Heimfahrten ist das bei dir locker drin.
• Rechne vorsichtig, eher ein bisschen weniger ansetzen. Wer einen Freibetrag hat, muss danach verpflichtend eine Steuererklärung abgeben, und zu viel Freibetrag heißt Nachzahlung.
• Vergiss den Umzug in die Zweitwohnung nicht: Die Kosten dafür (Transporter, Helfer, Fahrten) sind im Rahmen der doppelten Haushaltsführung ebenfalls Werbungskosten.

Die Pauschbeträge und Grenzen haben sich in den letzten Jahren mehrfach geändert, also im Formular für das jeweilige Jahr nachschauen.