Reisekosten ins Ausland – was zählt eigentlich als Verpflegungsmehraufwand?

Hallo Anja, das Thema sorgt bei uns in der Kanzlei auch regelmäßig für Rückfragen, da bist du nicht allein.

Zu deiner ersten Frage: Maßgeblich ist immer das Land, in dem man sich am jeweiligen Kalendertag tatsächlich aufgehalten hat, nicht der Abfahrtsort. Für den Anreisetag gilt: Wenn man bei Erreichen des Ziellandes dort auch übernachtet, zählt für diesen Tag bereits der Pauschbetrag des Ziellandes (in Höhe von 2/3 des vollen Satzes). Entscheidend ist also, wo die Übernachtung stattfindet bzw. wo man sich am Ende des Tages befindet.

Bei mehreren Ländern am selben Tag (Durchreise, Zwischenstopp) gilt laut BMF-Schreiben: Maßgebend ist das Land, das vor 24 Uhr Ortszeit zuletzt erreicht wird. Es wird also nicht stundenweise aufgeteilt, sondern der "letzte Aufenthaltsort" des Tages zählt für den ganzen Tag.

Meine Eselsbrücke für An-/Abreisetag: "Wo schläfst du, da isst du" – sprich, der Übernachtungsort bestimmt den Pauschbetrag des Tages. Für Tage, an denen man weder an- noch abreist, sondern durchgehend im Ausland ist (24 Stunden), gibt's den vollen Satz des jeweiligen Landes.

Kleines Beispiel: Abreise Montag von Bremen, Ankunft abends in Paris mit Übernachtung dort – Montag zählt mit 2/3-Satz Frankreich. Dienstag ganztägig in Paris – voller Satz Frankreich. Mittwoch Rückreise, Ankunft abends wieder in Deutschland – 2/3-Satz Deutschland, selbst wenn man den Großteil des Tages noch in Frankreich war, da Deutschland der letzte Aufenthaltsort vor Mitternacht ist.

Die aktuellen Ländersätze findest du übrigens immer im aktuellen BMF-Schreiben zu den Auslandstagegeldern, die werden jährlich angepasst.

Moin zusammen, sehr schön erklärt vom Steuermann, da kann ich fachlich nichts ergänzen – aber weil Anja ja auch die Abrechnung durchrechnen will, hänge ich noch den buchhalterischen Teil dran, der in der Praxis gerne untergeht.

Der Verpflegungsmehraufwand ist steuerlich eine Pauschale, die der Arbeitnehmer vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet bekommen kann (bis zur Höhe der amtlichen Sätze). Für die Buchung heißt das:

• Erstattet der Arbeitgeber die Pauschale an den Arbeitnehmer, bucht man i. d. R. auf ein Aufwandskonto wie "Reisekosten Verpflegungsmehraufwand" (SKR03 ca. 4674 / SKR04 ca. 6674) an "Bank" oder "Verrechnungskonto Mitarbeiter".
• Wichtig: Das ist eine Netto-Buchung ohne Vorsteuer, weil es sich um eine Pauschale ohne Rechnung handelt – keine Vorsteuer rausrechnen, auch wenn's wie eine Bewirtungsbuchung aussieht 😉
• Zahlt der Arbeitnehmer selbst und bekommt gar nichts vom Chef erstattet, läuft das bei ihm privat über die Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung, nicht über die Buchführung des Unternehmens.
• Übersteigt die Erstattung die gesetzlichen Pauschbeträge, wird der übersteigende Teil lohnsteuerpflichtig und muss über die Lohnabrechnung laufen, nicht einfach so als Betriebsausgabe durchgewunken werden.

Typischer Klausurfehler: Leute buchen das brav mit Vorsteuer, weil sie's mit Hotel- oder Bewirtungsrechnungen verwechseln. Bei der Pauschale gibt's aber keinen Vorsteuerabzug, da ja keine Eingangsrechnung mit ausgewiesener USt vorliegt.