Verpflegungsmehraufwand bei Dienstreisen – wann bekomme ich 14 € und wann 28 €?

Der Verpflegungsmehraufwand ist einer der wenigen Punkte im Steuerrecht, die man wirklich in ein festes Schema pressen kann. Zwei Regeln, dann ist dein Fall gelöst.

Regel 1 – die Pauschalen im Inland:

• Volle 24 Stunden Abwesenheit: 28 €.
• An- und Abreisetag bei mehrtägiger Reise mit Übernachtung: jeweils 14 € – ohne jede Mindeststundenzahl. Es ist völlig egal, ob du um 6 oder um 20 Uhr losfährst.
• Eintägige Reise über 8 Stunden ohne Übernachtung: 14 €.
• Eintägig, 8 Stunden oder weniger: nichts.

Dein Fall: Tag 1 = Anreisetag → 14 €. Tag 2 = volle 24 Stunden abwesend → 28 €. Tag 3 = Abreisetag → 14 €. Macht 56 €. Dass du am dritten Tag erst um 16 Uhr zurück bist, ändert nichts – der Abreisetag ist pauschal mit 14 € abgegolten.

Regel 2 – die Kürzung bei gestellten Mahlzeiten. Genau das ist der Satz, über den du gestolpert bist. Bekommst du eine Mahlzeit vom Arbeitgeber oder auf dessen Veranlassung (Hotelfrühstück gehört dazu, weil er es mitgebucht hat), wird die Pauschale gekürzt – und zwar immer prozentual von der vollen Tagespauschale von 28 €:

• Frühstück: 20 % = 5,60 €
• Mittagessen: 40 % = 11,20 €
• Abendessen: 40 % = 11,20 €

Wichtig und beliebte Klausurfalle: Die Kürzung bemisst sich auch am An- und Abreisetag nach den 28 €, obwohl dir dort nur 14 € zustehen. Mit Hotelfrühstück bleiben an einem Anreisetag also 14,00 € − 5,60 € = 8,40 €. Ein negativer Betrag ist ausgeschlossen, im schlechtesten Fall landest du bei null.

Zwei Dinge, die in Aufgaben gern zusätzlich abgefragt werden und die deinen Fall drumherum vervollständigen:

1. Die erste Tätigkeitsstätte ist die Weiche. Bevor du überhaupt über Reisekosten nachdenkst, musst du prüfen, ob es sich um eine auswärtige Tätigkeit handelt. Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte – also dem Ort, dem du dauerhaft zugeordnet bist – sind keine Dienstreise, dafür gibt es nur die Entfernungspauschale und keinen Cent Verpflegungsmehraufwand. Erst wenn du von dort weg zum Kunden fährst, gilt das Reisekostenrecht: Fahrtkosten mit 0,30 € je tatsächlich gefahrenem Kilometer (also Hin- und Rückweg), Übernachtung in nachgewiesener Höhe, Verpflegung nur pauschal.

2. Die Dreimonatsfrist. Bist du längerfristig bei demselben Kunden – mindestens an drei Tagen pro Woche –, gibt es den Verpflegungsmehraufwand nur für die ersten drei Monate. Die Logik dahinter: Nach einer Weile kennt man die Gegend und kann sich wie zu Hause verpflegen, der Mehraufwand entfällt. Unterbrichst du die Tätigkeit mindestens vier Wochen, beginnt die Frist neu – der Grund für die Unterbrechung (Urlaub, Krankheit, anderes Projekt) spielt dabei keine Rolle.

Und der Punkt, der praktisch am häufigsten übersehen wird: Werbungskosten sind nur die Beträge, die dein Arbeitgeber dir nicht schon steuerfrei erstattet hat. Zahlt der Betrieb die Pauschalen aus, ist das Thema in deiner Steuererklärung erledigt. Zahlt er nur 10 € statt 28 €, kannst du die Differenz von 18 € ansetzen. Doppelt geht nie.

Aus der Abrechnungspraxis noch der Blick von der anderen Seite, weil das die Systematik oft klarer macht als jede Definition:

• Wir zahlen die Pauschalen steuerfrei aus, solange die gesetzlichen Beträge nicht überschritten werden. Zahlt ein Arbeitgeber mehr, ist der übersteigende Teil grundsätzlich steuerpflichtiger Arbeitslohn – bis zu 100 % Aufschlag kann er ihn allerdings pauschal mit 25 % versteuern.
• Das Hotelfrühstück läuft bei uns nie als Verpflegung durch, sondern wird schon in der Rechnung getrennt ausgewiesen und führt automatisch zur Kürzung der Tagespauschale. Reichst du eine Hotelrechnung ohne getrennten Frühstücksausweis ein, kürzen wir trotzdem – nachweisen musst also du, dass keins dabei war.
• Für die eigene Steuererklärung brauchst du nur eine simple Aufstellung: Datum, Ziel, Zweck, Abfahrt- und Rückkehrzeit. Genau diese vier Angaben entscheiden über die Pauschale. Wer sie nicht mitschreibt, kann später nichts rekonstruieren – ein kurzer Kalendereintrag pro Reise reicht völlig.

Als Merksatz für die Klausur: Erst prüfen, ob überhaupt eine auswärtige Tätigkeit vorliegt, dann die Abwesenheitsdauer je Kalendertag, dann die Mahlzeitenkürzung, zuletzt die Erstattung des Arbeitgebers abziehen. In dieser Reihenfolge geht selten etwas schief. Und schau bitte in deinem Studienheft nach, mit welchen Beträgen dein Kurs rechnet – die Pauschalen werden gelegentlich angepasst, das Prüfschema bleibt aber gleich.