GMA 14 ils Zeitmanagement Selbstorganisation

Hallo,
allen ist die Erarbeitung der Einsendeaufgaben für das Zeitmanagement und er Selbstorganisation sehr aufwendig oder es sieht Uferlos aus.

Dem ist nicht so,
ihr braucht nicht die 4 Seiten der Fragen beantworten.
ich probiere mal meine Lösungen hier einzustellen.
Es sind ein paar Tabellen dabei.

1. Zeitanalyse
Zeitverlustanalyse
Zeitfresseranalyse

Nr.

Beginn Arbeitszeit, Begehung der Räumlichkeiten, wie wurden sie von der Spätschicht hinterlassen.

PC einschalten

Kaffee kochen

E-mails lesen, beantworten

Mitarbeiter begrüßen, Tagesaufgaben besprechen

Anwesenheitseintrag in PC, Kassenführung in PC

Spontanaufgaben erledigen, Mitarbeiter-Fragen beantworten

Abteilungsleitergespräch

E-mails lesen, beantworten

Mittagspause

Post lesen, beantworten

Internetrecherche für Netzwerkaufbau

Handelsvertreterbesuch

E-mails lesen, beantworten

Geschirr reinigen

Feierabend

Gastbesuch Holzvertreter

Zeitfresser
Maßnahme/Lösung

Kaffee kochen
zu wenig Delegation
Mitarbeiter kocht Kaffee

Berücksichtige keine Reservezeit
schlechte Tagesplanung
Tagesplanung verbessern

Versuche kleine Arbeiten allzu perfekt zu machen
wissen wollen aller Fakten
Auf die Hauptlösung konzentrieren

Plane nicht am Vorabend den nächsten Tag.
schlechte Tagesplanung
Tagesplanung verbessern

Überfliege nicht den Lesestoff, zur Erfassung des Hauptgedanken.
wissen wollen aller Fakten
Querlesen lernen

Beende keine Telefonat, wenn weitere Worte ohne Nutzen sind.
zu viel Kommunikation
Telefonate kürzen
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2. Ziel/Mittelanalyse für zwei mittelfristige Wunschziele

vorhandene Fähigkeiten
nicht vorhanden

Seagway kaufen
Geldmittel von 8.000€
Führerschein
Geld
Geld verdienen

etablieren der neugegründeten Firma
Ergeiz, Kredite, Ideen
Kontakte, Ausbildungen
Geld, Personal
Businessplan erfolgreichvorstellen, Personal einstellen

großen Urlaub machen
Geld, Zeit
kenne Suchportale
Zeit,
Urlaubszeit festlegen, Ziel festlegen

3. Aufgaben zusammenstellen
Länge der Tätigkeiten schätzen
Pufferzeiten für unvorhergesehenes reservieren (60:40-Regel)
Entscheidungen über Prioritäten, Kürzungen und Delegationen treffen
Nachkontrolle- Unerledigtes übertragen

Montag
Priorität
Stunden
Delegation
Ersparnis
Morgenrundgang durch die Räume
B

keine Delegation

Aufgabenverteilung an Mitarbeiter
A

an Abteilungleiter abgeben

e-mails lesen, beantworten
B

kürzen auf 0,5

Post lesen, beantworten
C

kürzen auf 0,5

Telefonat Arge
B

keine Delegation

Telefonat Lieferant Holz
C

keine Delegation

Anwesenheitskontrolle
C

an Abteilungleiter abgeben

Abteilungsleitergespräch
A

keine Kürzung und Delegation

Dienstag
Priorität
Stunden
Delegation

Morgenrundgang durch die Räume
B

keine Delegation

Firmenformulare erstellen
B

An Mitarbeiter Marketing abgeben, aber Prüfen

e-mails lesen, beantworten
B

keine Änderung möglich

Post lesen, beantworten
C

keine Änderung möglich

Telefonat Akademieleiterin
A

keine Delegation

Telefonat Firmenspender Textil
C

keine Delegation

Abteilungsleitergespräch
A

keine Kürzung und Delegation

Mittwoch
Priorität
Stunden
Delegation

Morgenrundgang durch die Räume
B

keine Delegation

Geschäftsfrühstück DRK Kooperation
A

keine Delegation

e-mails lesen, beantworten
B

Post lesen, beantworten
C

Besuch Handelsvertreter
B

keine Delegation, Kürzung möglich um 0,2

Telefonat Presse Annonce
B

keine Delegation

Abteilungsleitergespräch
A

keine Kürzung und Delegation

Donnerstag
Priorität
Stunden
Delegation

Morgenrundgang durch die Räume
B

keine Delegation

Netzwerkkontakte im Internet recherchieren
B

An Mitarbeiter Marketing abgeben, aber Prüfen

e-mails lesen, beantworten
B

Post lesen, beantworten
C

Telefonat Arge
B

keine Delegation

Abteilungsleitergespräch
A

keine Kürzung und Delegation

Freitag
Priorität
Stunden
Delegation

Morgenrundgang durch die Räume
B

keine Delegation

Mitarbeiterfrühstück
B

e-mails lesen, beantworten
B

Post lesen, beantworten
C

Telefonat Arge, Wochenbericht
B

keine Delegation

Telefonat Lieferant Holz
C

keine Delegation

Abteilungsleitergespräch
A

keine Kürzung und Delegation

• Erkenntnis: Das Verteilen der Arbeiten an die Mitarbeiter kann 1 mal täglich auch im Abteilungsleitergespräch stattfinden.
• Erkenntnis: Das effektive Lesen von Post muss ich noch lernen.
• Erkenntnis: Telefonate und Vertretergespräch einwenig mehr intensier und kürzer führen.

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4. Kürzere Anlaufzeiten im Büro

Das Kaffeekochen überlasse ich dem Mitarbeiter von der Abteilung Marketing, denn er macht es ja auch. Gibt mir eine kleine Zeitersparnis. Das Starten des PC muss vom Administrator beschleunigt werden. Das konnte nicht effektiv verändert werden.

Rechtzeitig Pausen machen, angemessenes Arbeitstempo

Regelmäßige Pausen verbesserten mein persönliches Befinden, ließ mich die Gedanken neu sortieren. Wenn ich Raucher wäre hätte ich stets kleine Pausengründe.

Jedem Tag seinen Höhepunkt geben

Es war nicht einfach für jeden Tag einen Höhepunkt finden, aber es veranlasste mich den Tag Revue passieren zulassen. Es ergaben sich einige Erkenntnisse und Planungspunkte für den nächsten Arbeitstag.




Meine Grundlegende Erkenntnis ist, dass das Thema Zeitmanagement und die Selbstorganisation ein aufwendiges Thema und für einen Neuling Zeitaufwendig und Schriftaufwendig ist. Aber so einige Dinge aus diesem Lernheft lassen sich gut in das reale Arbeitsleben übernehmen.
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