Am besten wäre es zu sagen:
Wenn irgendjeman Büromaterial haben will, geht er zu der Person, die das ausgibt. Die erstellt einen Beleg über den Wert der Ausgabe, auf dem sie vermerkt, aus welcher Kostenstelle die Anforderung gekommen ist. Dann brauchst Du keinen an den Haaren herbeigezogenen Schlüssel, sondern kannst exakt nach den angefallenen Belegen verteilen.
Zur ermittlung der Zuschlagsätze allgemein, hänge ich dir ´mal hier einen Text rein: